Top 10 lưu ý về nội thất văn phòng trước khi công ty mới sắm sửa
Top 10 lưu ý về nội thất văn phòng dưới đây xuất phát từ một tình huống chúng tôi từng chứng kiến: một công ty mới mở văn phòng, chọn toàn bàn ghế đẹp theo ảnh trên mạng. Chỉ sau một tuần, nhân viên đã than mỏi lưng, mỏi cổ vì ngồi lâu không đúng tư thế.
Đây là tình huống quen thuộc khi công ty mới trang bị nội thất văn phòng. Chọn theo thẩm mỹ mà chưa cân nhắc yếu tố công năng. Sau một thời gian mới nhận ra một số món đồ không phù hợp với nhu cầu làm việc hàng ngày.
Vì sao nội thất văn phòng cần cân bằng giữa thẩm mỹ và công năng sử dụng
Không gian đẹp giúp tạo ấn tượng với khách hàng khi họ ghé thăm văn phòng. Nhưng công năng mới là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu suất làm việc hằng ngày.
Đầu tư sai từ đầu khiến công ty phải tốn thêm chi phí thay mới sớm hơn dự kiến. Một bộ bàn ghế đẹp mà không đúng công năng chỉ dùng được vài tháng là phải thay. Tốn kém hơn nhiều so với chọn kỹ ngay từ đầu.
Lưu ý 1: chọn bàn ghế phù hợp tư thế ngồi lâu dài của nhân viên
Ghế có tựa lưng điều chỉnh được giúp giảm nguy cơ đau lưng khi ngồi làm việc nhiều giờ. Đây là chi tiết nhỏ nhưng ảnh hưởng lớn đến sức khỏe nhân viên về lâu dài.
Chiều cao bàn ghế nên phù hợp với đa số nhân viên. Tránh chọn một kích thước cứng nhắc cho tất cả. Chiều cao mỗi người khác nhau, ngồi không vừa dễ gây mỏi cổ, mỏi vai.
Lưu ý 2: tính toán không gian di chuyển giữa các khu vực làm việc
Không gian quá chật hẹp giữa các bàn làm việc gây bất tiện khi di chuyển. Điều này ảnh hưởng tới sự thoải mái chung của cả văn phòng. Không chỉ riêng một vài người.
Nên chừa lối đi đủ rộng, đặc biệt ở khu vực đông người qua lại như gần cửa ra vào, khu pha chế. Lối đi hẹp ở những khu vực này dễ gây va chạm, đổ đồ. Nhất là vào giờ cao điểm buổi sáng và buổi trưa.
Một ca thực tế: công ty phải sắp xếp lại nội thất sau khi nhân viên phàn nàn về không gian chật chội
Ban đầu công ty kê bàn làm việc sát nhau, để tối đa số lượng nhân sự trong không gian có sẵn. Cách này giúp tiết kiệm diện tích thuê văn phòng ban đầu. Nếu công ty muốn trao đổi kinh nghiệm bố trí văn phòng với người từng gặp tình huống tương tự, có thể tham khảo thêm cộng đồng chia sẻ như group-chats.com.
Sau khi nhận phản hồi từ nhân viên, công ty sắp xếp lại hợp lý hơn. Việc này tạo cảm giác thoải mái và tăng năng suất làm việc rõ rệt. Dù phải bỏ thêm chi phí thuê diện tích hoặc bố trí lại toàn bộ.
Lưu ý 3: chọn màu sắc nội thất phù hợp với tính chất công việc
Màu sắc trung tính, nhẹ nhàng phù hợp không gian cần sự tập trung cao. Ví dụ khu vực kế toán, lập trình thường hợp tông màu trắng, xám nhạt hoặc be.
Có thể điểm thêm màu sắc tươi sáng ở khu vực nghỉ ngơi, sáng tạo. Khu vực thiết kế có thể dùng thêm màu vàng, xanh lá để kích thích tư duy hơn.
Lưu ý 4: ưu tiên ánh sáng tự nhiên kết hợp với đèn chiếu sáng bổ sung
Ánh sáng tự nhiên giúp tiết kiệm điện năng và tạo cảm giác thoải mái hơn cho nhân viên. Văn phòng có cửa sổ lớn, đón nắng buổi sáng thường được đánh giá cao hơn văn phòng kín hoàn toàn.
Đèn bổ sung cần đủ sáng cho khu vực làm việc chi tiết như đọc tài liệu, thiết kế đồ họa. Thiếu ánh sáng ở đó dễ gây mỏi mắt. Giảm hiệu suất làm việc về lâu dài.
Lưu ý 5: tính toán khả năng mở rộng nội thất khi công ty tăng nhân sự
Chọn nội thất có thể linh hoạt sắp xếp lại khi số lượng nhân viên tăng lên. Bàn module rời ghép được thường linh hoạt hơn bàn liền khối cố định.
Tránh đầu tư cố định quá sớm khiến khó thay đổi bố cục sau này. Nếu công ty đang phát triển nhanh, nên ưu tiên nội thất dễ tháo lắp. Hơn là đồ gỗ đóng cố định vào tường.
Bảng tổng hợp mức độ ưu tiên các lưu ý khi sắm nội thất văn phòng mới
Chúng tôi tổng hợp lại mức độ ưu tiên theo kinh nghiệm quan sát thực tế, để bạn dễ sắp xếp thứ tự đầu tư.
| Lưu ý | Mức độ ưu tiên | Ảnh hưởng chính nếu bỏ qua |
|---|---|---|
| Bàn ghế đúng tư thế | Cao | Đau lưng, mỏi cổ về lâu dài |
| Không gian di chuyển | Cao | Bất tiện, va chạm giờ cao điểm |
| Màu sắc phù hợp công việc | Trung bình | Giảm cảm hứng làm việc |
| Ánh sáng tự nhiên và bổ sung | Trung bình đến cao | Mỏi mắt, tốn điện năng |
| Khả năng mở rộng linh hoạt | Trung bình | Tốn chi phí sắp xếp lại sau này |
Nếu công ty bạn cần thêm dịch vụ hỗ trợ vận hành văn phòng như vệ sinh, đồng phục, có thể tham khảo thêm dịch vụ đời sống vệ sinh nhà đồng phục phụ kiện. Với doanh nghiệp muốn tham khảo thêm góc nhìn thiết kế không gian làm việc từ nước ngoài, có thể xem thêm tại magazinesusa.com.
Câu hỏi thường gặp
Nên ưu tiên ngân sách cho bàn ghế hay hệ thống ánh sáng trước?
Nên ưu tiên bàn ghế trước, vì ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe nhân viên mỗi ngày. Ánh sáng có thể bổ sung dần sau. Miễn đảm bảo mức tối thiểu đủ sáng ban đầu.
Văn phòng nhỏ có nên đầu tư nội thất module linh hoạt thay vì cố định không?
Nên, đặc biệt nếu công ty đang trong giai đoạn tăng trưởng nhân sự. Nội thất module giúp dễ sắp xếp lại khi cần. Tránh phải bỏ hẳn đồ cũ mua mới hoàn toàn.
Bao lâu nên xem xét thay mới nội thất văn phòng một lần?
Không có mốc cố định chung cho mọi công ty, thường phụ thuộc vào chất lượng đồ dùng ban đầu và tần suất sử dụng. Nên kiểm tra định kỳ để phát hiện sớm đồ đã xuống cấp. Bạn có thể theo dõi thêm cập nhật tại chuyên mục tin tức trên site.
Có nên thuê tư vấn thiết kế nội thất riêng cho văn phòng nhỏ không?
Không bắt buộc với văn phòng quy mô nhỏ, ngân sách hạn chế. Nhưng nếu muốn tối ưu không gian hẹp chuyên nghiệp, tư vấn thiết kế vẫn giúp tránh nhiều sai sót không đáng có.
