Có anh chủ một quán cà phê nhỏ từng nhắn tin hỏi chúng tôi. Công ty anh mới mở, chỉ có mười hai nhân viên, và anh muốn cả đội mặc đồng phục thống nhất. Nhưng khi gọi đến vài xưởng may, anh nhận được những báo giá khiến anh phải chựng lại. Có nơi còn từ chối nhận đơn vì số lượng quá ít. Anh phân vân không biết nên tiếp tục tìm xưởng may riêng, hay chuyển sang mua áo thun trơn rồi in logo cho nhanh. Chuyện này chúng tôi gặp khá thường xuyên. Với doanh nghiệp quy mô nhỏ, việc đặt đồng phục luôn khó hơn các công ty lớn, và đây cũng là một mảng dịch vụ đời sống đáng để bạn hiểu rõ trước khi xuống tiền.
Vì sao đặt đồng phục số lượng ít lại khó như vậy?
Chi phí trên mỗi bộ là điều đầu tiên mà hầu hết công ty nhỏ phải đối mặt. Xưởng may thường tính giá theo bậc thang, đặt càng nhiều thì đơn giá càng giảm. Lý do nằm ở phần chi phí cố định. Cắt rập, cài đặt máy và chuẩn bị mẫu đều tốn công như nhau, dù bạn đặt ba mươi hay ba trăm bộ.
Khi những khoản này được chia đều cho một số lượng ít, mỗi bộ đương nhiên đắt hơn hẳn. Với đơn dưới hai mươi bộ, nhiều xưởng còn yêu cầu phí gia công tối thiểu để bù lại công setup. Bạn có thể thấy báo giá chênh lệch khá lớn so với đơn hàng lớn mà chưa hiểu vì sao. Đây là logic kinh doanh thông thường trong ngành may, không phải xưởng nào cũng cố tình làm khó khách.
Ngoài giá cả, tìm được xưởng sẵn sàng nhận đơn nhỏ cũng không dễ. Xưởng nào cũng muốn ưu tiên đơn lớn vì lợi nhuận tốt hơn và đỡ tốn công quản lý. Một đơn vài chục bộ kéo theo việc phải setup riêng, nên có xưởng nói thẳng là không nhận. Cũng có xưởng báo giá cao để khách tự rút lui. Vì vậy, công ty nhỏ thường phải mất kha khá thời gian mới tìm được đơn vị phù hợp.
So sánh may riêng và mua mẫu sẵn in logo
Không có đáp án đúng cho mọi trường hợp. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào mục tiêu và điều kiện của từng công ty. Chúng tôi thường đặt ba câu hỏi ngược lại cho khách: đồng phục này dùng để làm gì, khách đến công ty có nhìn thấy không, và ngân sách dự kiến là bao nhiêu. Trả lời được ba câu này, phần lớn quyết định đã nghiêng về một phía.
May riêng theo thiết kế mang lại sự đồng bộ cao nhất. Bạn tự quyết định màu sắc, kiểu dáng và chất liệu vải sao cho khớp với logo và bộ nhận diện thương hiệu. Khi khách bước vào văn phòng, cảm giác chỉn chu và chuyên nghiệp rất rõ. Đổi lại, chi phí trên đầu người cao hơn, và thời gian chờ cũng dài hơn vì phải qua khâu thiết kế và cắt rập riêng.
Mua áo có sẵn rồi in hoặc thêu logo thì nhanh gọn hơn nhiều. Với số lượng ít, chi phí thường thấp hơn rõ rệt, vì bạn chỉ trả tiền cho sản phẩm gốc cộng thêm phí in hoặc thêu. Điểm yếu là màu sắc và kiểu dáng bị giới hạn trong các mẫu có sẵn, nên khó đạt độ đồng bộ như may riêng. Nếu công việc có yêu cầu đặc thù, chẳng hạn nhân viên làm trong bếp hay trong xưởng cần loại vải thấm hút và bền hơn, mẫu sẵn có thể không đáp ứng được.
- May riêng: đồng bộ cao, thương hiệu nổi bật, nhưng chi phí và thời gian chờ đều lớn hơn.
- Mua sẵn in logo: nhanh và tiết kiệm với số lượng ít, nhưng ít lựa chọn về mẫu mã và chất liệu.
Nói ngắn gọn, chi phí và thời gian là hai khác biệt lớn nhất. May riêng tốn kém và chậm hơn nhưng giúp thương hiệu nổi bật. Mua sẵn tiết kiệm và nhanh, đổi lại ít linh hoạt về mẫu mã.
Cách thương lượng với xưởng may khi đặt số lượng nhỏ
Kinh nghiệm chúng tôi hay chia sẻ với khách đặt đồng phục lần đầu là đừng vội chấp nhận báo giá đầu tiên. Hãy trao đổi thẳng thắn với xưởng về ngân sách và nhu cầu của mình. Nhiều xưởng vẫn sẵn sàng nhận đơn nhỏ nếu bạn linh hoạt hơn một chút. Thay vì yêu cầu thiết kế hoàn toàn mới, bạn có thể chọn form áo có sẵn trong catalogue của xưởng. Cách này giúp xưởng tiết kiệm công cắt rập, và đôi khi họ sẽ giảm được phần phí gia công tối thiểu.
Bạn cũng nên hỏi rõ bảng giá theo từng mốc số lượng. Đôi khi chênh lệch giữa mười lăm bộ và hai mươi bộ không quá lớn, và đặt thêm vài bộ dự phòng cho nhân viên mới lại hợp lý về lâu dài. Nếu biết các công ty cùng khu vực cũng có nhu cầu tương tự, thử gộp đơn để đủ số lượng ưu đãi là hướng đáng cân nhắc.
Trước khi chốt mẫu, hãy dành thời gian chọn màu sắc. Màu đồng phục không chỉ là chuyện thẩm mỹ mà còn truyền tải tính cách doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo ý nghĩa sắc màu đồng phục lớp, giải mã chi tiết từng màu phổ biến để có căn cứ rõ ràng hơn khi quyết định. Nếu công ty còn cần các dịch vụ đời sống khác ngoài đồng phục, như vệ sinh văn phòng hay phụ kiện đi kèm, bạn có thể xem dịch vụ đời sống gồm vệ sinh nhà, đồng phục và phụ kiện để có cái nhìn tổng quan.
Khi bộ đồng phục đã hoàn thiện, nhiều công ty nhỏ bắt đầu muốn giới thiệu hình ảnh chuyên nghiệp hơn trên kênh trực tuyến. Nếu bạn đang tìm hướng đi cho việc này, có thể xem chi tiết dịch vụ tại đây để tham khảo cách xây dựng kênh bán hàng song song với việc chuẩn hóa hình ảnh thương hiệu.
Nên chọn hướng nào cho công ty của bạn?
Nếu công ty cần sự đồng bộ thương hiệu cao, có ngân sách phù hợp và không quá gấp về thời gian, may riêng vẫn là khoản đầu tư đáng cân nhắc cho lâu dài. Ngược lại, nếu cần đồng phục gấp hoặc ngân sách còn hạn hẹp, giống như trường hợp anh chủ quán cà phê ở đầu bài, mua mẫu sẵn rồi in logo thường thực tế hơn nhiều.
Dù chọn cách nào, bạn nên trao đổi kỹ với xưởng may hoặc đơn vị cung cấp trước khi đặt hàng. Hỏi rõ về chất liệu, thời gian giao, chính sách đổi trả và các khoản phí phát sinh. Làm vậy sẽ giúp bạn tránh chi phí ngoài dự tính và không phải nhận về sản phẩm khác với kỳ vọng ban đầu.
