LMS là chữ viết tắt của Learning Management System hay hệ thống quản lý học tập. Phần mềm này tạo ra một không gian trực tuyến để công ty lưu trữ toàn bộ giáo trình nội bộ, giao bài tập cho nhân viên và theo dõi chi tiết tiến độ hoàn thành ngay trên máy tính.
Theo ghi nhận của chúng tôi, đặc thù của các công ty lữ hành là sở hữu bộ tài liệu thuyết minh rất đồ sộ. Hướng dẫn viên mới vào nghề thường bị ngợp trước hàng trăm trang văn bản lịch sử khô khan. Thay vì bắt nhân viên đọc sách giấy, phòng nhân sự đưa video quay cảnh đi thực tế lên hệ thống LMS để mọi người tự mở xem lại nhiều lần. Cách làm này rất trực quan.
Việc chuẩn hóa kiến thức bằng phần mềm giúp mọi khách hàng đều nghe được cùng một thông tin chuẩn xác, vì đội ngũ nhân sự đã học thuộc kịch bản chung do công ty ban hành thay vì tự kể theo trí nhớ cá nhân. Hệ thống này còn thay thế một phần lớp học truyền thống. Trưởng phòng không tốn thời gian đứng lớp nói đi nói lại một chủ đề. Giáo trình chỉ cần ghi hình một lần là dùng cho hàng chục lứa nhân viên tiếp theo. Năng suất lao động tăng lên rõ rệt.
Các chức năng nền tảng của hệ thống quản lý học tập
Bài tổng hợp của Khánh Hùng Academy giải thích khá chi tiết về cách phần mềm hoạt động. Bạn có thể tìm hiểu thêm để nắm rõ cách hệ thống chia nhóm quyền người dùng hoặc cấp chứng chỉ tự động sau khi nhân sự hoàn tất bài thi.
Một phần mềm LMS tiêu chuẩn phân quyền cho hai nhóm người dùng cơ bản. Nhóm quản trị viên có quyền tải lên các định dạng tài liệu như file PDF, bài thuyết trình hoặc video bài giảng dài 45 phút. Họ tạo bài kiểm tra, xếp lịch thi định kỳ và chấm điểm bài luận cho từng cá nhân trong công ty.
Nhóm thứ hai là người học hoặc nhân viên thực tập mới nhận việc. Họ đăng nhập vào bằng tài khoản riêng biệt. Họ sẽ thấy giao diện bài giảng phân chia thành từng phần nhỏ đi kèm thanh tiến độ hiển thị phần trăm. Chức năng này nhắc nhở nhân sự biết mình còn bao nhiêu bài chưa học.
Hệ thống phần mềm sẽ khóa chặt các bài giảng ở phía sau cho đến khi nhân viên đạt điểm tối thiểu của phần thi trước đó, do đó người quản lý không lo tình trạng nhân sự bấm tua nhanh video để hoàn thành hình thức.
Quy trình 5 bước đào tạo hướng dẫn viên qua LMS
Việc đưa toàn bộ tài liệu chuyên môn lên nền tảng trực tuyến đòi hỏi công ty phân rã kiến thức thành nhiều phần nhỏ dễ tiếp thu. Bạn xem qua quy trình 5 bước áp dụng thực tế dưới đây.
- Bước 1: Số hóa tài liệu thuyết minh. Đội ngũ đào tạo soạn lại văn bản dài dòng thành các kịch bản trình bày ngắn gọn. Sau đó họ dùng điện thoại ghi hình trực tiếp bài diễn thuyết tại điểm tham quan.
- Bước 2: Chia khóa học theo tuyến điểm du lịch. Quản trị viên lập nhóm bài giảng cho tuyến du lịch Tây Bắc tách biệt hoàn toàn với nhóm bài của vùng Tây Nguyên. Nhân viên nhận lịch dẫn tour đi vùng nào thì quản lý cấp quyền truy cập hệ thống của vùng đó.
- Bước 3: Giao bài tập xử lý tình huống thực tế. Giáo viên đưa ra câu hỏi trắc nghiệm hoặc yêu cầu học viên tự quay clip trả lời cách giải quyết sự cố. Một ví dụ quen thuộc là cách trấn an khách hàng khi xe ca bị hỏng lốp giữa đường đèo.
- Bước 4: Kiểm tra mức độ ghi nhớ. Hệ thống tự động trộn ngẫu nhiên 50 câu hỏi để học viên làm bài trong thời gian 30 phút. Máy tính đối chiếu đáp án và báo kết quả ngay lập tức lên màn hình.
- Bước 5: Tổ chức thi thực hành hiện trường. Khâu này diễn ra ở thế giới thực. Nhân viên ra tận nơi làm thử một đoạn ngắn, trong khi người hướng dẫn đi theo quan sát nhằm ghi chú các lỗi sai trực tiếp vào hồ sơ trên nền tảng quản lý chung.
Câu chuyện thực tế khi đào tạo nhân sự thời vụ
Vào dịp cao điểm nghỉ hè năm ngoái, một công ty lữ hành tại quận 1 ký hợp đồng tiếp nhận 20 cộng tác viên dẫn tour để phục vụ lượng lớn khách đoàn. Thời gian chuẩn bị trước ngày khởi hành quá gấp gáp. Công ty không thể sắp xếp lịch để gom đủ mọi người mở một lớp học tập trung tại văn phòng chính.
Họ quyết định cấp ngay tài khoản để nhóm cộng tác viên đăng nhập vào hệ thống học trực tuyến ở nhà. Các bạn sinh viên tự xem lại video thuyết minh về di tích lịch sử và cách điểm danh đoàn. Nền tảng thống kê ghi nhận có người thức đến tận 2 giờ sáng để trả lời cho xong bài thi trắc nghiệm.
Tới ngày ra thực địa làm việc, trưởng đoàn chỉ tốn 30 phút để quan sát lại tác phong đi đứng thực tế, vì toàn bộ kiến thức chuyên môn cứng đã được dàn nhân sự trẻ tự học thuộc lòng và vượt qua bài thi trên máy tính từ hôm trước.
Tình huống trên chứng minh sức mạnh của hệ thống quản lý học tập. Doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều công sức tổ chức lớp học mà vẫn giữ nguyên chất lượng nhân sự đồng đều.
Nhược điểm và những giới hạn cần biết
Quy trình này có mặt hạn chế. Công tác thiết lập hệ thống ban đầu ngốn cực kỳ nhiều tài nguyên của doanh nghiệp. Hàng loạt công ty lữ hành mất hơn 3 tháng ròng rã viết kịch bản, quay phim và dựng hình chỉ để hoàn tất một bộ giáo trình video cơ bản.
LMS không rèn luyện được cho nhân viên thái độ giao tiếp bằng mắt hay nụ cười tươi tắn với khách hàng. Máy tính chấm điểm tự động hoàn toàn dựa trên các đáp án chữ viết có sẵn, trong khi nghề dẫn tour đòi hỏi sự ứng biến linh hoạt cực kỳ cao để làm hài lòng hàng loạt tính cách hành khách khác nhau.
Các nhà quản lý nhân sự không được phép phó mặc hoàn toàn công đoạn đào tạo cho một cái máy. Việc tổ chức các buổi đi làm thực địa cùng những người có thâm niên vững vàng là bước bắt buộc để một sinh viên mới ra trường trở nên cứng cáp và xử lý khéo léo hơn trong nghề.
Chi phí xây dựng nền tảng đào tạo nội bộ
Mức phí triển khai có nhiều loại. Nếu công ty có sẵn một đội ngũ kỹ sư phần mềm, họ tải mã nguồn mở Moodle về cài đặt miễn phí lên máy chủ riêng. Lúc này đơn vị lữ hành chỉ thanh toán tiền cước thuê máy chủ lưu trữ dữ liệu hàng tháng.
Đối với doanh nghiệp nhỏ không có người rành kỹ thuật, giải pháp mua một tài khoản trả phí trên các nền tảng như Teachable là lựa chọn hợp lý. Mức giá thuê tham khảo khoảng 40 USD cho một tháng sử dụng. Hình thức này giúp bạn sở hữu ngay một không gian đăng bài giảng chỉ sau vài giờ thao tác thiết lập ban đầu.
Một số tập đoàn lớn thường chi trả tiền cho công ty bên ngoài viết riêng phần mềm theo quy chuẩn của hãng, do đó tổng chi phí cho toàn bộ dự án lên tới hàng trăm triệu đồng nhưng bù lại dữ liệu được bảo mật cực kỳ chặt chẽ.
Đầu tư vào khâu đào tạo mang lại giá trị bền vững lâu dài. Khách hàng hài lòng thì thương hiệu mới tự nhiên phát triển mạnh mẽ.
